A célfa jól ismert kifejezés a menedzsmentben. Ez egy gazdasági rendszer, program vagy terv céljainak összessége. Ez a technika több mint 50 éve létezik, és ma már széles körben alkalmazzák a feladattervezés során.
Ez a beállított eredmények elérésének vizuális megjelenítése. A grafikon az elsődleges és másodlagos célokat mutatja. Ugyanakkor az alacsonyabb prioritású feladatok szerves részét képezhetik a fő küldetés megvalósításának és egy további feladatnak is, amelytől el lehet tekinteni, de jobb elvégezni.
Struktúra
Célok és célkitűzések fája – ezek mind a cég céljai, amelyek hierarchikus elv szerint épülnek fel. Ebben a struktúrában vannak magas és alacsony szintek, minden feladatnak megvan a maga sorrendje. Az ilyen sémákat azért hozták létre, hogy jobban megértsék a munka hatókörét és vizuálisan ábrázolják a végeredményt. A grafikus kép ennek a módszernek szerves részét képezi. Segít elérni a tervezettet, elemezni a lehetséges problémákat és megoldást találni.
Mi az a célfa, egy konkrét példán keresztül könnyű megérteni.
A tetején az általánoscél. Ez a cég célja. Ezt követik az alárendelt célok, amelyek elérése hozzájárul a fő eredményhez. Minél alacsonyabbak a feladatok, annál kevésbé fontosak, de kötelezőek az elvégzéshez, mert ha nem készülnek el, megnő annak a valószínűsége, hogy ez a séma nem fog működni. Ez egy durva leírás, mert a gyakorlatban a vállalat szembesül olyan helyzetekkel, amikor fel kell adni bizonyos feladatokat, vagy új módszereket kell kidolgoznia a problémák megoldására.
Egy ilyen struktúra helyes létrehozásához a szándékokat pontosan megfogalmazzák, a prioritást helyesen értékelik, az időkereteket megadják.
Elvek
Fontoljon meg hat alapelvet a vállalati célfa felépítéséhez:
- Az erőforrások és igények elszámolása. Minél összetettebb a feladat, annál alaposabban kell megtervezni.
- A kiadások elosztása nagyon fontos szempont, mert a pénzhiány gyakori oka annak, hogy a cég fejlődése leáll.
- Az utasítások specifikációja. A célokat egyértelműen kell megfogalmazni, meg kell lenni a végeredménynek. Olyan paramétereket ír le, amelyek segítenek meghatározni, hogy egy feladat elérte-e a végső állapotát. Ez a tétel magában foglalja az egyik vagy másik tétel megvalósításához szükséges időkiosztást is.
- A pontok lépésről lépésre történő és következetes megvalósítása kötelező követelmény a végső cél elérése érdekében. A feladatokat racionálisan szakaszokra osztják, az általános és a másodlagos célokat kitűzik. A feladat elvégzéséhez szükséges erőforrásokat elemzik.
- Jól kialakított szerkezeta részcélok és a fő szándék kompatibilitása határozza meg. Ez azt jelenti, hogy a feladatok végrehajtásához szükséges erőforrások megfelelően vannak elosztva, minden szakaszra elegendőnek kell lenniük.
- A vállalkozás minden részlege csak a saját célját teljesíti, a szándékok fája alapján.
- A lépések kis feladatokra vannak lebontva. Ezt dekompozíciós módszernek nevezik.
Előny
A célfa felépítése az ügyek intézésének fontos része. A terv megjelenítéséhez ütemterv készül, és a vezetőség meghatározza, hogy milyen erőforrásokra lesz szükség a terv megvalósításához.
A célok vizuális megjelenítésének előnyei:
- a társaság strukturális részlegei tevékenységének koordinálása;
- feladatok elosztása a tisztviselők között;
- előadók kölcsönös felelősségének növelése;
- célok elérésének nyomon követése;
- konkrét feladatok, határidők kitűzése;
- irányváltásra való felkészülés, ha a cég tevékenységében hirtelen változások következnek be;
- irányítási folyamatok fejlesztésének hatékonyságának növelése;
- vezetői döntéshozatal.
Hogyan építsünk célfát
Fát építeni elég egyszerű. Elegendő időt kell adni ennek a szakasznak, és minden további műveletet a terv szerint kell végrehajtani.
A menedzsment határozza meg a vállalat küldetését. Általánosnak hívják, és a fa tetején található törzs. Ez egy alapvető küldetés, amelyet nem lehet azonnal végrehajtani. A végpont eléréséhezkisebb feladatokra lesz szükség. Ezért részcélokat határoznak meg – ezeket a fa ágai képviselik. Szükség esetén a célokat kisebb részfeladatokra osztjuk. Minél nagyobb a vállalat léptéke, annál több szint lehet a struktúrában.
Minden fajt a lehető legvilágosabban és legrészletesebben ismertetünk, minden árnyalatot elemzünk. A magasabb küldetés teljesítéséhez szükséges célok számát elemzik. Egy megfelelően kialakított struktúra tartalmazza a megoldásukhoz szükséges lépéseket, a szükséges erőforrások biztosítottak.
Minden pillanat meghatározása után a felelősség megoszlik a vállalat részlegei között. Minden egységnek egyértelműen végre kell hajtania a feladatát.
Példa: főiskolai felvételi
Elemeznünk kell egy egyszerű példát az életből, hogy jobban megértsük a célfát. Hogyan készítsünk és használjunk főiskolai belépési tervet?
Elemzéskor minden erőforrást figyelembe kell venni, a részcélokat kiemelni. Források:
- iskolai oktatás;
- pénzügyi lehetőségek;
- segíts a barátoknak, ismerősöknek a felvételinél és a képzés során.
Ahhoz, hogy egyetemista lehessen, az erőforrások szintjét a lehető legtöbbre kell hoznia. Például iratkozzon fel felkészítő tanfolyamokra, tanuljon oktatóval, ha hiányosságok vannak az iskolai tanterv ismeretében. Keressen megoldást a továbbtanulás biztosításához szükséges pénz megszerzésének kérdésére: vegyen fel hitelt, vegyen fel kölcsönt, keressen további bevételi forrást.
Minden gólt meg lehet törnikisebb feladatokhoz. Például az oktató keresése a következő lépésekre bontható:
- Bevételek szervezése a korrepetálások kifizetéséhez.
- Keressen oktatót a kiválasztott irányba.
- Szabadidő keresése az órákhoz.
Ebben az esetben a második bekezdés részekre osztható. A jelentkezőnek el kell döntenie, hogy mely jeleket ismeri a legrosszabbul, mit tud felhúzni maga, és mit nem tud egyedül kezelni.
Példa a pénzügyi jólét építésére
A pénzügyi jóléti célok fája így nézhet ki. Először is, a küldetés meghatározott - ez állandó jövedelem, elegendő ahhoz, hogy semmiben ne korlátozza magát. A megvalósítás három részcélra oszlik:
- passzív jövedelem;
- aktív jövedelem;
- mellékbevételek.
Ebben a struktúrában három második szintű elem található. Most létre kell hoznunk a harmadik szintet. Az aktív jövedelem megtalálásáról szóló tétel a következő feladatokat tartalmazza:
- keress jobb állást;
- további oktatásban részesül;
- lakhelyváltoztatás;
- idő beosztása a kiválasztott terület önálló fejlesztésére;
- tapasztalatot szerezz.
A grafikon tovább épül, ha további követelményeket találunk az egyes elemek teljesítéséhez. Ennek eredményeként a fa nagyon nagyra nőhet.
Programok a célfa felépítéséhez
A fa további programok segítségével kezelhető. Közöttükasztali és online verziókat is tartalmaz. Használhatók prezentációk során a nagy képernyőn vagy egy kis csapattal való együttműködésre.
Ma rengeteg eszköz kínálkozik a célok kitűzésére, azok elérésének folyamatának megszervezésére. Az ilyen alkalmazásokban a felhasználó beírja a célok nevét, meghatározza azok fontossági kategóriáját, és strukturált modellt kap.
Következtetés
A tevékenységek ütemezett megtervezése nemcsak nagyon kényelmes, hanem hatékony is. Ez egy olyan eszköz, amely lehetővé teszi, hogy vizuálisan megtekinthesse, hogyan hatnak egymásra a feladatok, milyen erőforrásokra lesz szükség a megoldásukhoz. Néha hiányzó erőforrásokat találnak, új feladatok jelennek meg. Láthatja a szándékok közötti interakció elvét és azt, hogy hogyan függenek egymástól.
Általánosságban elmondható, hogy az ütemterv elkészítése nem csak az üzleti életben vagy a munkával kapcsolatos kérdések tervezésében használható. Hasznos módja annak, hogy megtaláljuk a megfelelő válaszokat személyes kérdésekre, és nagyszerű irányadó tanácsadó, ha valami fontos nem elég világos.
