Szakmai kommunikáció: eszközök, funkciók, folyamatszervezési elvek

2024 Szerző: Miguel Ramacey | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 06:21

A professzionális kommunikáció elengedhetetlen ahhoz, hogy a vállalaton belüli emberek hatékonyan kommunikáljanak egymással. Az egész vállalkozás munkatempója közvetlenül függ attól, hogy az információátadás milyen gyorsan és hozzáférhetően megy végbe.

A professzionális kommunikáció fontos szerepet játszik a leghatékonyabb döntések meghozatalában és a csapat felé történő kommunikálásában. Ha rosszul vannak kialakítva, akkor ez negatív következményekkel fenyeget, ami a választott döntések hibájában, a munkavállalók és a vezető közötti félreértésekben, valamint a személyközi kapcsolatok megromlásában nyilvánulhat meg.

A fogalom meghatározása

A szakmai kommunikáció a hivatalos kapcsolatok területén végzett interakciók. Fő céljuk a kitűzött eredmények elérése, a kitűzött feladatok megoldása, valamint egyes tevékenységek optimalizálása. Ugyanakkor a szakmai kommunikáció minden résztvevőjesaját státusza van: főnök, beosztott, kolléga vagy partner.

Azokban az esetekben, amikor a karrierlétra különböző szintjein lévő emberek (előadó és menedzser) kommunikálnak egymással, beszélhetünk alárendelt kommunikációról. Hiszen itt jól látható a kapcsolatok vertikuma. Az egyenlő együttműködés elvén alapuló interakció megvalósítása során horizontális kommunikációról beszélhetünk.

A probléma relevanciája

A professzionális kommunikáció mindennapi élmény az emberek számára. Munkahelyen és iskolákban, egyetemeken és hivatalos intézményekben történik. Ez egy kommunikáció a diákok és tanárok, beosztottak és főnökök, versenyzők, partnerek és kollégák között. Az előtte álló cél elérése érdekében mindenkinek ismernie kell az ilyen kommunikáció eszközeit és alapelveit, mivel a partnereknek ugyanazon a nyelven kell kommunikálniuk (szó szerint és átvitt értelemben), közös társadalmi tapasztalattal kell rendelkezniük és meg kell érteniük egymást.

Az üzleti kommunikáció alapvető feltételeinek való megfelelés

Hogyan tehető a kommunikáció a szakmai tevékenység során a lehető leghatékonyabbá? Ehhez számos feltétel teljesítése szükséges. Mindenekelőtt a kommunikációnak világos céllal kell rendelkeznie. Ugyanakkor a folyamatban részt vevő valamennyi személy érdeke fontos ennek eléréséhez. Ilyen például a megállapodás megkötése, kapcsolatok kialakítása, rendezvények koordinálása, az együttműködés legkedvezőbb feltételeinek kialakítása stb.

Mindenkineka szakmai és üzleti kommunikáció résztvevőinek kapcsolatba kell lépniük egymással, és ezt függetlenül a személyes tetszéstől vagy ellenszenvtől. Ugyanakkor az alárendeltségi, munkaköri szerepkörök, üzleti etikett és formai megkötések betartása kötelező. Ez utóbbi fogalom nemcsak a különféle protokollok, rutinok és előírások végrehajtását jelenti, hanem azt a banális igényt is, hogy kontrollálni kell saját érzelmei erejét és tisztelni kell a beszélgetőpartnert.

Emellett az üzleti kommunikáció szakmai tevékenységben történő leghatékonyabb megvalósításának egyik szükséges feltétele a kezelhetőség. A cégvezetőnek, mint a csapat előtt álló feladatok megoldásában leginkább érdekelt személynek kell először foglalkoznia egy ilyen pillanattal. Fontos számára, hogy munkatársait motiválja a legjobb megoldás megtalálására, mert különben passzív megfigyelők maradnak, nem kínálnak ötleteket.

Üzleti kommunikációs eszközök

A szakmai kommunikáció egy személy vagy emberek egész csoportja értelmes vágya, hogy egy alkalmazottat vagy az egész csapatot olyan cselekvésre motiváljon, amely valamilyen módon megváltoztathatja a helyzetet, vagy más irányba fordíthatja a beszélgetést.

Számos eszköz áll rendelkezésre a terv megvalósításához. Tehát a szakmai kommunikáció eszközei a következők:

1. Rendszeres posta. Az üzleti kommunikáció minden eszköze közül ez a legősibb. És ebben a tekintetben a hagyományos postának számoshiányosságait. Ezek az üzenetátvitel alacsony sebességéből, a levelek bonyolultabb kialakításából állnak (más típusú kommunikációhoz képest) stb. És nem beszélve arról, hogy ez a rendszer nem mindig működik a megfelelő szinten. De a hagyományos postát ma is használják a szakmai kommunikáció eszközeként. Fő előnye a fontos dokumentumok partnerek közötti átvitelének nagyon elfogadható módja. Az üzleti kapcsolatokban olyan módszer is alkalmazható, mint a táviratok továbbítása. Ezt a szolgáltatást postai úton is biztosítjuk.
2. Telefonkapcsolat. Ez az üzleti kommunikáció nagyon hatékony eszköze. A telefonos tárgyalások azonban jogilag nem kötelező erejűek. Ezt a szempontot figyelembe kell venni a professzionális kommunikáció és egyéb eszközök használatakor.
3. E-mail. Az üzleti kommunikációnak ez a viszonylag új eszköze megérdemelt népszerűségnek örvend. Egyik fő előnye az írásbeli kommunikáció formájának (rögzített szöveg) kombinációja a szóbeli kommunikáció tulajdonságaival, az információátadás sebessége és a szinte azonnali válaszadás lehetősége formájában. Az ilyen tulajdonságok miatt az e-mail az informális jellegű üzenetek továbbításának egyik fő eszköze.
4. Fax. Egy speciális eszközzel nagyon gyorsan átviheti bármely dokumentum másolatát partnerének. A gyorsaság a fax kommunikáció kétségtelen előnye. Az így továbbított dokumentumok azonban nem rendelkeznek jogi erővel, mert nincseredeti aláírások és pecsétek. Éppen ezért a legtöbb esetben a faxot kommunikációs eszközként csak a dokumentumok azonnali továbbítására használják. Kivitelre csak akkor fogadhatók el, ha az eredeti példányokat utánuk küldik hagyományos postai úton. Ne feledje, hogy tilos „Hivatalos használatra” vagy „Bizalmas” megjelölésű dokumentumokat faxon elküldeni.

Üzleti kommunikáció

A szóbeli kapcsolattartás mindig is a szakmai kommunikáció középpontjában állt. Olyan személyek között hajtják végre, akiket az ügy érdekei kötnek össze, és rendelkeznek a felmerült problémák megoldásához és partnerkapcsolatok létrehozásához szükséges hatáskörökkel.

Az ilyen beszélgetések a professzionális kommunikáció eszközei, megtestesítik mindazokat az előnyöket, amelyeket a telefonos kommunikáció és az írásos információcsere nélkülöz. Az a tény, hogy az üzleti kommunikáció:

• szoros érintkezés körülményei között hajtják végre, amikor csak egy beszélgetőpartnerre vagy egy kis csoportra lehet összpontosítani;
• megteremti a személyes kapcsolatok kialakításának feltételeit;
• közvetlen kapcsolatfelvételt jelent.

Az üzleti beszélgetés elsősorban a szóbeli beszédet jelenti. És az írott formához képest számos jelentős különbség van. Egy ilyen beszélgetés során lehetővé válik a beszélgetőpartner vagy egy embercsoport közvetlen befolyásolása. Ebben az esetben gesztusokat és arckifejezéseket, intonációt és így tovább használnak. Kívül,a szemtől szembeni kommunikáció nem hagy időt az előzetes gondolkodásra. Ez az oka annak, hogy az üzleti beszélgetések során gyakran alkalmazzák a kommunikáció hétköznapi formáit, valamint néhány stilisztikai és nyelvtani jellemzőt.

A szakmai kommunikáció alapjául szolgáló üzleti beszélgetést elsősorban a gondolkodás logikus felépítése különbözteti meg. A meglévő gyakorlat alapján elmondható, hogy azok az üzletemberek, akik kiválóan tudnak ítélkezni és fogalmakat használni, akik képesek meggyőzően bizonyítani és helyes következtetéseket levonni, sokkal gyorsabban boldogulnak, mint azok az üzletemberek, akik nem rendelkeznek ezekkel a képességekkel.

A szakmai beszélgetésnek megvan a maga pszichológiai kultúrája. A beszélgetőpartnerek azon képességében rejlik, hogy jó benyomást keltsenek másokban, barátságos légkört teremtsenek a találkozón, speciális, helytelen kérdések ellen védő technikákat alkalmazzanak, a végsőkig meghallgassák ellenfeleiket, és szükség esetén megcáfolják érveiket, konfliktusmentes kommunikációt lehetővé tevő technika.

Interkulturális kapcsolatok

Ma a világot egyre inkább átfogja a globalizáció folyamata. Ezért kerül előtérbe az interkulturális szakmai kommunikáció. Megvalósításához olyan szakemberekre van szükség, akik nem csak egy idegen nyelvet ismernek. El kell sajátítaniuk az üzleti kommunikáció terén.

Az ilyen szakmai kommunikáció leggyakrabban angol nyelven zajlik. Ez a kommunikáció fő eszközeállamközi szinten.

Az angol a szakmai kommunikáció területén az angol nyelv általánosságban modernizált és leegyszerűsített változata. Jellemzője a szokásos klisés kifejezések jelenléte, valamint mindenféle minta. A szakembernek ismernie kell ezeket, és bizonyos helyzetekben tudnia kell használni őket.

Ha egy tolmácsot üzletember hív meg egy üzleti megbeszélésre, akkor a szakmai kommunikációban az ilyen szakember nem csak az élettapasztalatából és a szülői kulturális környezetében elfogadott magatartásból indul ki. Más népek viselkedésének sajátosságainak figyelembevétele segít elkerülni a félreértéseket, hibákat és problémákat a beszélgetés során.

Az interkulturális szakmai kommunikáció során ismerni kell a kapcsolatoknak egy adott társadalomban elfogadott interperszonális normáit. Nevezetesen - a kommunikáció non-verbális és verbális nyelvei. Ezek közül az első különféle szótlan jeleket tartalmaz, amelyeket a kommunikáció résztvevői küldenek egymásnak. Gyakran öntudatlanul teszik ezt. Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a nem verbális és verbális nyelvek ismerete az interkulturális jellegű szakmai kommunikációban a sikeres találkozás kulcsa. A szakembernek tisztában kell lennie az adott nép beszédhangjával, a kiejtés hangerejével, az intonációval, az arckifejezésekkel, a testtartással stb. A beszélgetés során használatukra vonatkozó normák eltéréseket mutathatnak. Kiváló példa erre a hagyományos amerikai mosoly. Oroszországban őszintétlennek és mesterségesnek tartják. amerikaiaképpen ellenkezőleg, úgy gondolják, hogy az oroszok túl komorak, durvák és komolyak.

Szakemberek képzése

Hogyan oldják meg az államközi üzleti kommunikációval kapcsolatos problémákat? A sikeres tárgyaláshoz a szakmai kommunikáció területén magasan kvalifikált fordító jelenléte szükséges, aki szakirányú és általános kulturális ismeretekkel is rendelkezik. Az orosz egyetemek ilyen szakembereket képeznek.

Ugyanakkor aktívan használják a "Fordító a szakmai kommunikáció területén" nevű programot. Képességet nyújt a hatékony kommunikációhoz a mai üzleti és kulturális cserék során.

Fő funkciók

A professzionális kommunikáció jellemzői közé tartozik annak meglehetősen összetett rendszere. Sok szintből áll, nem csak egy adott szervezetre, hanem a külső környezetre is kiterjed. Fontolja meg a szakmai kommunikáció fő funkcióit.

1. Tájékoztató. A professzionális kommunikáció egy bizonyos közvetítő szerepét hivatott betölteni. Segítségével ötletek, döntések, üzenetek cserélődnek a munkatársak között. Az üzleti kommunikáció információs funkciója szükséges a szervezet céljainak eléréséhez, valamint a folyamat során felmerülő problémák kiküszöböléséhez.
2. Motivációs. A professzionális kommunikáció hozzájárul ahhoz, hogy az alkalmazottak jobban teljesítsék feladataikat. Ez a motivációs funkció.szakmai kommunikáció. Ebben az esetben a vezető olyan eszközöket használ, mint a parancs, a meggyőzés, a javaslat és a kérés.
3. Vezérlés. A hierarchikus alárendeltséget alkalmazva ez a funkció a vállalati alkalmazottak viselkedésének figyelésére szolgál.
4. Kifejező. Ennek a funkciónak a segítségével a professzionális kommunikáció hozzájárul a társadalmi szükségletek kielégítéséhez a történésekkel kapcsolatos élmények és érzések kifejezésével.
5. Kommunikatív. Ez a funkció nagyon specifikus. Segítségével azonosítják és megoldják az üzleti kommunikációban felmerülő tipikus hibákat, problémákat, megfogalmazzák az optimális viselkedés alapelveit.

A szakmai kommunikáció funkciói a vállalat egészének életbiztosítása szempontjából is szóba jöhetnek. Ebben az esetben a következő történik:

1. Szabályozó funkció. A kommunikáció során közvetett vagy közvetlen hatás éri a munkavállalót, aki a vezetés tárgya. Ez a funkció hozzájárul a közös akciók megszervezéséhez a csapatban, a koordinációhoz és a csapat által végrehajtott összes tevékenység vezetőjének optimalizálásához.
2. Társadalmi kontroll funkció. A szervezet problémáinak megoldásának bármely módszere, valamint annak formái és munkaelvei kifejezetten normatív jellegűek. Mindezen rendelkezések szabályozása, amely a vezető utasításaiban, utasításaiban szerepel, segíti az intézmény szervezettségét, integritását, valamint a csapat egyes tagjai közös cselekvésének következetességét. Ennek az iránynak a fenntartására ésgyakorolják társadalmi kontrolljukat, szakmai kommunikációjukat.
3. Szocializációs funkció. Ez minden vezető egyik fő feladata. Ez a funkció lehetővé teszi, hogy a fiatal munkavállalók bekapcsolódjanak a közös tevékenységekbe, akik elkezdik elsajátítani kommunikációs készségeiket és képességeiket, megtanulnak eligazodni a kommunikációs helyzetben, beszélni és hallgatni. Mindez nemcsak az interperszonális alkalmazkodás, hanem a szakmai tevékenységek megvalósítása szempontjából is nagyon fontos. Ezzel egyidejűleg a fiatalok toleráns, érdeklődő és jóindulatú attitűdre tesznek szert más munkavállalókkal szemben, valamint cselekvőképességre tesznek szert a kollektív feladat teljesítése érdekében.
4. Szociálpedagógiai. A szakmai kommunikáció során a munkavállaló képzése, oktatása és személyiségének fejlesztése zajlik, miközben gyakorlati tapasztalatokat ad át neki. A közös tevékenységek során megjelenő szisztematikus kapcsolatoknak köszönhetően a kommunikáció minden résztvevője ismereteket szerez magáról és partnereiről, valamint a csapat előtt álló feladatok megoldásának legjobb lehetőségeiről. A gyakorlati készségek elsajátítása egyes alkalmazottak számára a hiányzó szakmai ismeretek lehetséges kompenzációja lehet. Ezt pedig a kommunikáció társadalompedagógiai funkciója biztosítja.

Irányelvek

A szakmai kommunikáció alapja:

1. Interperszonalitás. Az ilyen kommunikációt a sokoldalúság, az emberek közötti interakció nyitottsága jellemzi. Ez az elv az egymás iránti személyes érdeklődésen alapul. És ennek ellenérehogy a kommunikáció üzletorientált. Az ilyen kommunikáció elkerülhetetlenül magán viseli az interperszonális érintkezés jellemzőit.
2. Céltudatosság. A professzionális kommunikációnak ez az elve többcélú, hiszen az üzleti kommunikáció folyamata a tervezett információterheléssel együtt egy mögöttes célt is hordoz. Például egy vezető, aki tájékoztatja a csapatot a rendelkezésére álló statisztikai adatokról, rá akar mutatni egy adott tevékenységi terület problémás aspektusaira. Ugyanakkor nagy valószínűséggel öntudatlan szinten igyekszik bemutatni a jelenlévőknek ékesszólását, műveltségét és intelligenciáját.
3. Folytonosság. Ez a szakmai kommunikáció másik alapelve. Abból áll, hogy üzleti partnerünk látóterébe kerülve a vele való folyamatos kapcsolattartás kezdeményezőivé válunk. Ugyanakkor a kommunikáció nem csak verbális szinten történik. A partner folyamatosan viselkedési üzeneteket kap, amelyekből megfelelő következtetéseket vonhat le.
4. Többdimenziós. A szakmai kommunikáció során az interperszonális kapcsolatoknak legalább két aspektusa valósul meg. Ezek közül az első az üzleti információk átadása és a létrejött kapcsolat fenntartása. A második a partner iránti érzelmi attitűd lefordítása (lehet pozitív és negatív is).

Szakmai kommunikációs etika

Az üzleti kommunikáció minden résztvevőjének rendelkeznie kell:

1. Őszinteség. Az ilyen jellemvonásokkal az emberek tartózkodnak az álnok cselekedetektől és a megtévesztéstől. Azonban akárAkik az őszinteséget az üzleti magatartás elengedhetetlen mércéjének tartják, néha még mindig hazudniuk kell. Ebben az esetben az embereknek olyan alternatívák között kell választaniuk, amelyek nem elégítik ki őket. Az igazat azonban mindig ki kell mondani. A hazugság csak akkor indokolt, ha a két rossz közül a kisebbet választjuk, ha a körülmények úgy kívánják.
2. Integrity. Ez az emberben rejlő jellemző tettei és hiedelmei egységében nyilvánul meg. A tisztességes viselkedés a kétszínűség és a képmutatás szöges ellentéte. Az ilyen ember mindig megteszi, amit ígért. Például egy alkalmazott mindenképpen segíti kollégáját egy munkaköri megbízás teljesítésében. Ez akkor is megtörténik, ha nem olyan könnyű megtenni, de megígérte.
3. Igazságosság. Ez a jellemvonás az elfogultság és az objektivitás hiányát jelenti más emberek és cselekedeteik értékelése során.
4. Felelősség. Az üzleti kapcsolatok résztvevőjének ez a tulajdonsága abban nyilvánul meg, hogy mennyire felel szavaiért, betartja az erkölcsi normákat és teljesíti kötelezettségeit.